Handlungsanleitung Gremien
- Dieter Hummes
Eine Anwendung innerhalb von nuVerband ist das Erstellen und Verwalten von Gremien. Weiterhin lassen sich die Adressdaten der Gremienmitglieder in eine csv-Datei exportieren!
Die vorliegende Handlungsanleitung beschreibt das Anlegen von Gremien, die Zuordnung und das Bearbeiten von Gremienmitgliedern sowie die Verwaltung der Gremien!
Definition Gremien:
Gremien sind von Satzung und evtl. Ordnungen vorgegebene Gruppen von Personen mit definierten Mitgliedern (ordentliche Mitglieder). Diese Mitglieder werden zum überwiegenden Teil durch ihre Verbandsfunktionen festgelegt. Seltener ist der Fall, dass jemand direkt als Person einem Gremium zugeordnet wird, unabhängig von seiner Funktion im Verband (außerordentliche Mitglieder). Gremien werden teilweise für bestimmte Aufgaben mit zeitlich befristeten Arbeitsschwerpunkten gebildet.
Hinweis: Es ist hier besonders wichtig, die in den Gremien hinterlegten Daten immer aktuell zu halten!
1. Anlegen von Gremien
Das Anlegen von Gremien erfolgt in nuVerband im Bereich Stammdaten:
Der Zugriff auf diesen Bereich ist den Administratoren der Gliederungen erlaubt.
Über die Aktivierung des Links Gremien gelangt man in den Bearbeitungsbereich.
Mit dem Recht Verband hat man Zugriff auf die Gremien aller Gliederungen, also auch der Gliederungen, die in nuLiga nicht mehr als aktiv deklariert sind. Diese Gliederungen sind im Archiv abgelegt.
Hat man nur Rechte für eine Region, steht in dem Filter Region auch nur diese Region zur Verfügung:
Hat man Rechte in mehreren Regionen ist es erforderlich, das Umschalten in die gewünschte Region über das Pulldown-Menü oben rechts zu aktivieren.
Nach der Aktivierung des Links Gremien, werden die bereits angelegten Gremien der Region angezeigt, für die man die entsprechenden rechte hat. Der Vorgang „inklusive untergeordneter Regionen“ ist standardmäßig gesetzt, ist aber hier ohne Wirkung, da es im HVN keine Gliederungen unterhalb der Regionen gibt. Diese Option greift nur, wenn man Rechte in der „Gliederung“ Niedersachsen hat.
Die dargestellte Liste besteht aus den folgenden Spalten:
Bezeichnung | Die Bezeichnung des Gremiums ist gleichzeitig, der zu den Stammdaten und weiteren wichtigen Eingabemöglichkeiten führt |
Kurzbez. | Eine Kurzbezeichnung für das angelegte Gremium |
Sort. | Hier wird der festgelegte Sortierschlüssel angezeigt |
Region | Regionsname/Gliederungsname |
von | Anfangs-(Einrichtungs-)datum des Gremiums |
bis | Enddatum des Gremiums |
Checkbox | Über die Aktivierung dieser Checkbox kann ein Gremium im Prinzip gelöscht werden. |
Sehr wichtig: Wenn ein Gremium nicht mehr aktiv ist, darf es auf keinen Fall gelöscht werden!! Dies ist wichtig, damit die Gremienzugehörigkeit der dort gelisteten Mitglieder erhalten bleibt. Diese wir ja u.U. für Ehrungen oder historische Rückblicke benötigt.
Unterhalb dieser Liste wird die Möglichkeit angeboten, ein neues Gremium anzulegen:
Als Beispiel wird ein (fiktiver) Arbeitskreis nuLiga neu angelegt:
Nach dem Drücken des Buttons “einfügen” öffnet sich die folgende Eingabemaske:
Hier werden nun weitere erforderliche Angaben eingetragen.
Die Angabe einer Kurzbezeichnung ist ein Pflichtfeld. Diese Angabe wird bei evtl. Platzproblemen im Druckbereich benötigt. Die Zuordnung zu einer Region erfolgt automatisch, je nach Vorgabe im Pulldown-Menü oben rechts. Hat man Verbandsrechte, werden alle Gliederungen angeboten und man muss evtl. die passende Gliederung auswählen.
Die Sortierung legt die Platzierung in der Übersichtsliste fest! Das Eingabefeld für die Sortierung ist ein Textfeld. Es lassen sich also Sortierkennzahlen erstellen, die eine Kombination aus Buchstaben, Ziffern und/oder Sonderzeichen sein können.
Die „Lebensdauer“ eines Gremiums wird mit dem „von“- und dem „bis“-Datum festgelegt! Als „von“-Datum wird immer das Anlegedatum vorgeblendet, das aber geändert werden kann! Das „bis“-Datum bleibt frei, solange das Gremium aktiv ist. Ist die Laufzeit von vornherein begrenzt, kann man das Enddatum eintragen. Bitte aber beachten, dass das Enddatum bei den Mitgliedern eines Gremiums vorher oder min. gleich dem Enddatum des Gremiums gesetzt wird!
Als Ergebnis werden alle Gremien der eingestellten Gliederung angezeigt. Neben der Bezeichnung des Gremiums gilt es auch eine sinnvolle und verständliche Kurzbezeichnung einzurichten. Über die Sort. kann ich die Standardreihenfolge der Liste einstellen. Man kann aber immer nach den Spalten sortieren. Dazu das Icon direkt neben der Spaltenüberschrift anklicken!
Mit dem Recht Verband sieht man alle Gremien aller Verbandsgliederungen.
Wichtig sind die Datumseingaben zu „von“ und „bis“. Mit dem „von“-Datum gibt den Start dieses Gremiums an. Das „bis“-Datum gibt an, bis wann das Gremium aktiv ist. Solnage ein Fragezeichen in der Spalte zu sehen ist, ist das Gremium aktiv. Steht dort aber ein Datum ….
… heisst dies, dass das Gremium nicht aktiv ist.
Sehr wichtig: Wenn ein Gremium nicht mehr aktiv ist, sollte es auf keinen Fall gelöscht werden!! Dies ist wichtig, damit die Gremienzugehörigkeit der dort gelisteten Mitglieder erhalten bleibt. Diese wir ja u.U. für Ehrungen oder historische Rückblicke benötigt.
Am Ende der Übersichtsliste findet man die Möglichkeit, ein neues Gremium anzulegen.
Als Beispiel wird ein (fiktiver) Arbeitskreis nuLiga neu angelegt:
2. Zuordnung von Gremienmitgliedern
Im nächsten Schritt werden dem Gremium Mitglieder zugeordnet: Dies sind in der Regel keine namentlich genannten Personen, sondern Verbandsfunktionen! Dahinter stehen Personen, aber hiermit wird gewährleistet, dass bei einem Wechsel der Person in einer Funktion diese Person „automatisch“ dem Gremium zugeordnet wird.
In einem weiteren Schritt kann man– falls erforderlich – bestimmte Personen unabhängig von ihrer Funktion als Mitglied einem Gremium zuordnen. Als Beispiel sei der Spielausschuss im HVN genannt, wo im Spielausschuss zwei Vertreter der Oberligavereine als Mitglied erscheinen. Wenn es die Funktion Oberligavertreter nicht gibt, dann müssen die betroffenen Personen direkt dem Gremium zugeordnet werden.
Abschnitt Gremium-Verbandsfunktionen
Im Bereich Gremium-Verbandsfunktionen erfolgt das Anlegen der Verbandsfunktionen, die in dem betreffenden Gremium grundsätzlich vertreten sind.
Bereich Gremium-Verbandsfunktion
Im Bereich Gremium-Verbandsfunktionen erfolgt das Anlegen der Verbandsfunktionen, die in dem betreffenden Gremium grundsätzlich vertreten sind.
Unter Neue Funktion kann man in der ersten Zeile aus den eingerichteten Verbandsfunktionen auswählen:
Achtung: Es werden auch Funktionen gelistet, die evtl. nicht in der aktiven Region vorhanden sind und entweder für andere Regionen relevant sind oder nur für den Verband gültig sind.
Weiterhin darauf achten, dass in jedem Fall die Zuordnung der Region erfolgen muss, auch wenn nur eine Region aktiv ist:
Wird keine Region zugeordnet, gibt es diese Fehlermeldung:
Anschließend den Button Hinzufügen aktivieren und die Funktion ist dem Gremium zugeordnet:
Die zu dieser Verbandsfunktion aktuell hinterlegte Person wird unter „Besetzt von“ aufgelistet. Hier wird durch die folgende Aktion die Person bestätigt:
Man markiert diesen Eintrag vorn und unter wählt die Aktion „Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen“ aus und führt sie aus.
Der Eintrag wird in schwarzer Schrift dargestellt. Damit ist die Person im Gremium „aufgenommen“.
In der Regel führt man diese Aktion erst durch, wenn alle Mitglieder über ihre Verbandsfunktion dem Gremium zugeordnet sind.
Will man einem fehlerhaften Eintrag löschen, wird die entsprechende Zeile vorne markiert und dann die Aktion „Ausgewählte löschen“ aktiviert.
Sind mehrere Personen einer Verbandsfunktion zugeordnet, werden alle diese Personen auch unter „Besetzt von“ aufgelistet:
Abschnitt Gremiumsmitglieder
In diesem Abschnitt werden die Personen aufgelistet, die hinter den im darüber liegenden Abschnitt eingetragenen Verbandsfunktionen stehen.
Diese Liste wird erst generiert bzw. aktualisiert, wenn die Aktion „Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen“ durchgeführt wird.
Man kann, wie bereits oben erwähnt, hierüber eine bestimmte Person unabhängig von einer Verbandsfunktion diesem Gremium zuordnen. Dazu muss die Gremienzugehörigkeit bei der Person unter Adressen/Verbandsadressen angelegt werden (Beispiel):
Diese Person taucht dann nach Durchführung der Aktion „Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen“ im betreffenden Gremium unter dem Bereich Gremiumsmitglieder auf (Beispiel):
Sonstiges
Das Beispiel unten zeigt ein fertig erstelltes Gremium mit den zugeordneten Funktionen und den aktuellen Funktionsträgern!
Die folgenden Verbandsfunktionen sind „Mitglied“ in diesem Gremium:
Vizepräsident Spieltechnik
Seniorenspielwart
Jugendspielwart
Vereinsvertreter Spielausschuss
Schiedsrichterwart
Ganz rechts in der Spalte Verantwortlicher lässt sich der Vorsitzende des Gremiums markieren.
Hier bitte Speichern nicht vergessen, sonst war die Arbeit vergebens!!
Hinweis:
Alle Personen, die über eine Funktion in einem Gremium vertreten sind, sind ordentliche Mitglieder!
Personen, die direkt als Person einem Gremium zugeordnet werden, sind außerordentliche Mitglieder!
Die Liste unter Gremiumsmitglieder listet alle Mitglieder des Gremiums auf.
Unter Aktion kann man …
… Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen. Die Namen dieser Mitglieder sind rot eingefärbt. Dies tritt immer dann auf, wenn eine andere Person eine Gremium-Verbandsfunktion übernimmt.
Weiterhin kann man z.B. falsch angelegte Gremiums-Verbandsfunktionen aus dem Gremium löschen.
Hier noch einmal dieser Hinweis: Bitte das Speichern nach einer ausgeführten Aktion nicht vergessen, sonst war die Arbeit vergebens!!
Ein wichtiger Hinweis zum Schluß: Endet Eine Mitgliedschaft in einem Gremium, so löscht man diese Mitgliedschaft auf keinem Fall im Stammblatt der Person unter Verbandsadressen, sondern trägt dort das Datum ein, an dem die Mitgliedschaft beendet ist (bis-Datum).