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27.09.2020 / Handlungsanleitung Pflege von Mitgliederdaten / Autor: Dieter Hummes, HVN |
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Das Eintragen der E-Mail-Adresse erfolgt durch den Vereinsadministrator oder einer für den Bereich Mitglieder zugangsberechtigten Person des Vereins! Dazu mehr auch weiter unten!
Für die Zuordnung einer Vereinsfunktion zu den Mitgliedern ist der Vereinsadministrator zuständig. Mit Hilfe dieser Daten erstellt nuLiga auch eine „Funktionshistorie". Damit dies auch „funktioniert", ist darauf zu achten, dass die Zeiträume, in denen die Funktion ausgeübt wird oder wurde, auch eindeutig angegeben sind. So gehört auch zu einem Startdatum für eine Funktion auch ein Endedatum, wenn diese Funktion nicht mehr ausgeübt wird. Doch auch dazu später mehr.
Hinweis:
Die Gliederungen und die Vereine sind verpflichtet, die Erreichbarkeiten der Verantwortlichen in ihrem jeweiligen Bereich in nuLiga auf einem aktuellen Stand zu halten. Die dort verzeichneten Daten sind verbindlich. Rechtsfolgen aus dortigen Fehleinträgen gehen zu Lasten der Kreise Gliederungen und Vereine.
Wie die Daten der Mitglieder korrekt angelegt werden ist der Handlungsanleitung Mitglieder „Eingabe und Pflege von Mitgliederdaten" zu entnehmen, die unter nuLiga-Dokumente auf der HVN-Homepage zum Download bereitgestellt ist.
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Neben den bereits übernommen Mitgliederdatenbestand über die vom HVN verwendeten alten Systeme besteht natürlich die Möglichkeit, auch neue Mitglieder aufzunehmen. Dazu wählt man die Aktion Neues Mitglied aufnehmen und aktiviert den Button Ausführen!
Danach öffnet sich das folgende Fenster:
Hier trägt man nun den Nachnamen und den Vornamen des neuen Mitglieds ein und aktiviert den Button Personen suchen!
Falls schon ein Mitglied mit denselben Nachnamen und Vornamen existiert, würde dieses Mitglied nun angezeigt. Da aber ein Mitglied mit dem Namen noch nicht existiert, erhält man das folgende Ergebnis:
Nun muss man die Person als neues Mitglied aufnehmen. Dazu klickt man den Link [Neue Person als Mitglied aufnehmen …] an und erhält das schon bekannte Formular für die persönlichen Daten. Das Formular wird ausgefüllt und anschließend abgespeichert. Damit ist das neue Mitglied in der Datenbank abgelegt.
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| Note |
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Beim Anlegen eines Mitglieds, das noch keinen nuLiga-Account hat, kann der Vereinsadministrator alle Daten dieses Mitglieds eingeben, außer evtl. bereits vorhandener Daten zur Spielberechtigung (Name, Vorname, Geburtsdatum, Passnummer). Einen kompletten Zugriff inkl. aller Bearbeitungsmöglichkeiten hat die Verbandsadministration nur, solange die Person noch nicht in nuLiga registriert ist. Eine Registrierung stellt einen Account für diese Person zur Verfügung. Diese Person kann dann die Adressdaten sowie die Mailadresse im persönlichen Bereich bearbeiten.
Hat ein Mitglied einen persönlichen Zugang zu nuLiga, kann der nur Vereinsadministrator nur die Mailadresse E-Mail 1 eines Mitglieds bearbeiten. Ein weitere Ausnahme: Der Vereinsadministrator kann aktuell auch die Adressdaten des/der Vorsitzenden des Vereins/Sparte bearbeiten. Aufgrund der besonderen Zugriffsrechte kann die Verbandsadministration alle Daten ändern. Auch das Zusammenführen von fehlerhaft angelöegten angelegten Datensätzen und Mehrfacheintragungen müssen bei der Verbandsadministration gemeldet werden. |
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