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2. Zuordnung von Gremienmitgliedern
Grundsätzlich In einem ersten Schritt werden einem Gremium nicht Personen zugeordnet, sondern die Funktionen, die im Gremium vertreten sein sollen bzw. eine Person mit einer bestimmten! Damit wird gewährleistet, dass bei einem Wechsel der Person in einer Funktion diese Person „automatisch“ dem Gremium zugeordnet wird.
Im zweiten Schritt kann man– falls erforderlich – bestimmte Personen unabhängig von ihrer Funktion als Mitglied einem Gremium zuordnen. Als Beispiel sei der Spielausschuss im HVN genannt, wo im Spielausschuss zwei Vertreter der Oberligavereine als Mitglied erscheinen. Wenn es die Funktion Oberligavertreter nicht gibt, dann müssen die betroffenen Personen direkt dem Gremium zugeordnet werden.
Bereich Gremium-Verbandsfunktion
Im Bereich Gremium-Verbandsfunktion erfolgt das Anlegen bestimmter Verbandsfunktionen in einem Gremium.
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Damit in dieser Liste auch die aktuell dieser Funktion zugeordneten Person oder Personen erscheinen, muss man die Funktionen markieren und unter Aktion die Option „Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen“ ausführen.
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Hier ein Beispiel:
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Zuordnung von Personen ohne gremiumsrelevante Verbandsfunktion
Man kann allerdings wie bereits oben erwähnt auch eine bestimmte Person unabhängig von einer Verbandsfunktion einem Gremium zuordnen. Dazu muss die Gremienzugehörigkeit bei der Person unter Adressen/Verbandsadressen angelegt werden (Beispiel):
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Diese Person taucht dann automatisch im betreffenden Gremium unter dem Bereich Gremiumsmitglieder auf:
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Sonstiges
Das Beispiel oben unten zeigt ein fertig erstelltes Gremium mit den zugeordneten Funktionen und den aktuellen Funktionsträgern!
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Am Beispiel des AK Schiedsrichterwesen der Region Südostniedersachsen Spielausschuss oben wird im Folgenden der Ablauf der Zusammenstellung des Gremiums beschrieben!
Die folgenden Funktionen sind „Mitglied“ im in diesem Gremium:
· Schiedsrichterwart
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Stv. Vorsitzender Spieltechnik
· Referent für SR-Aus- und –weiterbildung
· Schiedsrichteransetzer
Als erstes muss gewährleistet werden, dass diese „Verbandsfunktionen“ im System abgebildet sind und zwar mit Bezug auf eine Region. Dazu ruft man unter Stammdaten den Bereich Verbandsfunktionen auf:
Unter Regionsebene stelle ich die Ebene ein, hier Bezirk/Region
Unter Kategorie wähle ich Schiedsrichter …
…. da es sich um ein Gremium handelt, dass dem Schiedsrichterbereich zugeordnet ist:
Nach Aktvierung der Suchfunktion (Button Suchen) zeigt das System die bereits hinterlegten Verbandsfunktion an:
Sind alle erforderlichen Verbandsfunktionen angelegt, wird der Bereich Stammdaten/Gremien aktiviert:
Aus der Liste der angebotenen (bereits hinterlegten) Gremien wird nun der AK Schiedsrichterwesen der HR Süd-Ost-Niedersachsen ausgewählt:
Da noch keine Funktionen zugeordnet sind, muss man unter Neue Funktion die erforderlichen Funktionen zuweisen:
Klappt man das ober Dropdownfeld auf, erhält man eine Liste aller angelegten Verbandsfunktionen, aus der man z.B. die Funktion Schiedsrichteransetzer auswählt!
Im darunter liegenden Dropdownfeld findet man die Gliederung, die dieser Funktion zugeordnet wird. In diesem Fall die HR Süd-Ost-Niedersachsen.
Anschließend den Button Hinzufügen aktivieren. Dann steht diese Funktion in der darüber angezeigten Liste;
Ist einer Person in der betreffenden Person schon diese Funktion zugeordnet, wird diese Person sofort unter der Spalte Besetzt von angezeigt.
Nun werden alle anderen Funktionen zugeordnet und man erhält das Endergebnis:
Unter besetzt von findet man die aktuell dieser Funktion zugeordneten Personen. Solange sie in roter Schrift angezeigt sind, sind diese Personen noch nicht „im Gremium aufgenommen. Um dies druckzuführen, werden die entsprechenden Person(en) markiert (Haken setzen in dem Kästchen vor der Funktion!):
Unter Aktion wählt man die Option „Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen“ und drückt auf Ausführen.
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Seniorenspielwart
Jugendspielwart
Schiedsrichterwart
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Ganz rechts in der Spalte Verantwortlicher lässt sich er der Vorsitzende des Gremiums markieren.
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Personen, die direkt als Person einem Gremium zugeordnet werden, sind außerordentliche Mitglieder!
Beispiel AK EDV:
Projektbezogene Arbeitskreise werden in der Regel aus außerordentlichen Mitgliedern bestehen!
Die Liste unter Gremiumsmitglieder enthält alle Mitglieder des Gremiums.
Unter Aktion kann man …
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… Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen. Die Namen dieser Mitglieder sind rot eingefärbt. Dies tritt immer dann auf, wenn eine andere Person eine Gremium-Verbandsfunktion übernimmt.
Weiterhin kann man z.B. falsch angelegte Gremiums-Verbandsfunktionen aus dem Gremium löschen.
Hier noch einmal dieser Hinweis: Bitte das Speichern nach einer ausgeführten Aktion nicht vergessen, sonst war die Arbeit vergebens!!
Ein wichtiger Hinweis zum Schluß: Endet Eine Mitgliedschaft in einem Gremium, so löscht man diese Mitgliedschaft auf keinem Fall im Stammblatt der Person unter Verbandsadressen, sondern trägt dort das Datum ein, an dem die Mitgliedschaft beendet ist (bis-Datum).
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