Handlungsanleitung Gremien
Eine Anwendung innerhalb von nuVerband ist das Erstellen und Verwalten von Gremien. Weiterhin lassen sich die Adressdaten der Gremienmitglieder in eine csv-Datei exportieren!
Die vorliegende Handlungsanleitung beschreibt das Anlegen von Gremien, die Zuordnung und das Bearbeiten von Gremienmitgliedern sowie die Verwaltung der Gremien!
Definition Gremien:
Gremien sind von Satzung und evtl. Ordnungen vorgegebene Gruppen von Personen mit definierten Mitgliedern (ordentliche Mitglieder). Diese Mitglieder werden zum überwiegenden Teil durch ihre Verbandsfunktionen festgelegt. Seltener ist der Fall, dass jemand direkt als Person einem Gremium zugeordnet wird, unabhängig von seiner Funktion im Verband (außerordentliche Mitglieder). Gremien werden teilweise für bestimmte Aufgaben mit zeitlich befristeten Arbeitsschwerpunkten gebildet.
Hinweis: Es ist hier besonders wichtig, die in den Gremien hinterlegten Daten immer aktuell zu halten!
1. Anlegen von Gremien
Das Anlegen von Gremien erfolgt in nuVerband im Bereich Stammdaten:
Der Zugriff auf diesen Bereich ist den Administratoren der Gliederungen erlaubt.
Über die Aktivierung des Links Gremien gelangt man in den Bearbeitungsbereich.
Mit dem Recht Verband hat man Zugriff auf die Gremien aller Gliederungen, also auch der Gliederungen, die in nuLiga nicht mehr als aktiv deklariert sind. Diese Gliederungen sind im Archiv abgelegt.
Hat man nur Rechte für eine Region, steht in dem Filter Region auch nur diese Region zur Verfügung:
Hat man Rechte in mehreren Regionen ist es erforderlich, das Umschalten in die gewünschte Region über das Pulldown-Menü oben rechts zu aktivieren.
Nach der Aktivierung des Links Gremien, werden die bereits angelegten Gremien der Region angezeigt, für die man die entsprechenden rechte hat. Der Vorgang „inklusive untergeordneter Regionen“ ist standardmäßig gesetzt, ist aber hier ohne Wirkung, da es im HVN keine Gliederungen unterhalb der Regionen gibt. Diese Option greift nur, wenn man Rechte in der „Gliederung“ Niedersachsen hat.
Die dargestellte Liste besteht aus den folgenden Spalten:
Bezeichnung | Die Bezeichnung des Gremiums ist gleichzeitig, der zu den Stammdaten und weiteren wichtigen Eingabemöglichkeiten führt |
Kurzbez. | Eine Kurzbezeichnung für das angelegte Gremium |
Sort. | Hier wird der festgelegte Sortierschlüssel angezeigt |
Region | Regionsname/Gliederungsname |
von | Anfangs-(Einrichtungs-)datum des Gremiums |
bis | Enddatum des Gremiums |
Checkbox | Über die Aktivierung dieser Checkbox kann ein Gremium im Prinzip gelöscht werden. |
Sehr wichtig: Wenn ein Gremium nicht mehr aktiv ist, darf es auf keinen Fall gelöscht werden!! Dies ist wichtig, damit die Gremienzugehörigkeit der dort gelisteten Mitglieder erhalten bleibt. Diese wir ja u.U. für Ehrungen oder historische Rückblicke benötigt.
Unterhalb dieser Liste wird die Möglichkeit angeboten, ein neues Gremium anzulegen:
Als Beispiel wird ein (fiktiver) Arbeitskreis nuLiga neu angelegt:
Nach dem Drücken des Buttons “einfügen” öffnet sich die folgende Eingabemaske:
Hier werden nun weitere erforderliche Angaben eingetragen.
Die Angabe einer Kurzbezeichnung ist ein Pflichtfeld. Diese Angabe wird bei evtl. Platzproblemen im Druckbereich benötigt. Die Zuordnung zu einer Region erfolgt automatisch, je nach Vorgabe im Pulldown-Menü oben rechts. Hat man Verbandsrechte, werden alle Gliederungen angeboten und man muss evtl. die passende Gliederung auswählen.
Die Sortierung legt die Platzierung in der Übersichtsliste fest! Das Eingabefeld für die Sortierung ist ein Textfeld. Es lassen sich also Sortierkennzahlen erstellen, die eine Kombination aus Buchstaben, Ziffern und/oder Sonderzeichen sein können.