Mitglieder

Diese Rubrik dient der Verwaltung aller Vereinsmitglieder bzw. der Mitglieder der Handballsparte eines Vereins! Schreibrecht hat hier aktuell nur der Vereinsadministrator!

Nach Aktivierung des Buttons Mitglieder erscheint als erstes eine Suchmaske über die man einzelne Mitglieder oder die Gesamtliste anzeigen lassen kann.



Wird nichts eingetragen und nur die Suche aktiviert, erhält man eine Gesamtliste der Vereinsmitglieder.


Durch Anklicken des Namens auf der linken Seite erhält man ein Formular mit den Daten des gewählten Mitgliedes.

Mitgliedern Vereinsfunktionen und/oder Zugangsberechtigungen zuweisen

Neben dem Eintragen der persönlichen Daten beim Anlegen des Mitglieds kann der Vereinsadministrator hier dem Mitglied eine Vereinsfunktion zuordnen oder Zugangsberechtigungen für die Bearbeitung von bestimmten Bereichen erteilen!

Wichtiger Hinweis!

Die Daten in den grau hinterlegten Feldern können nicht verändert werden! Sollten dort fehlerhafte Daten stehen, dieses bitte per Mail formlos an die Passstelle des HVN schicken mit der Bitte, die Daten gemäß beigefügter Vorlage zu ändern!

Die Bearbeitung der Mitgliederdaten ist für den Vereinsadministrator gesperrt, wenn das betreffende Vereinsmitglied selbst einen Zugang zu nuLiga hat. In diesem Fall soll das Mitglied seine Daten selbst pflegen (und Einstellungen hinsichtlich der Veröffentlichung seiner Daten vornehmen).

Hinweis!

Bei fehlerhafter Mailadresse bitte an die Verbandsadministration wenden!

Im unteren Bereich des Stammdatenblattes einer Person gibt es die Bereiche Funktionen und Zugangsberechtigungen:

Im Bereich Funktionen kann man dem Mitglied eine oder mehrere Vereinsfunktionen zuweisen.

Durch Aktvieren des Dropdown-Feldes „neue Funktion" ….


… kann man eine Funktion auswählen und über „hinzufügen" zuordnen.

Unter „erreichbar" kann man zu internen Zwecken Informationen zur Erreichbarkeit des Mitglieds ablegen.

Setzt man einen Haken vor „Zugang automatisch anlegen" legt das System zugleich den Zugang an und erspart damit den Prozess Neuregistrierung.

Erklärung: Im Zuge der Anlage von Vereinsfunktionären sollen, sofern noch kein persönlicher Zugang existiert, direkt persönliche Zugänge erzeugt werden (ohne Vereinsrechte). Hintergrund: Die Verwaltung der Veröffentlichungseinstellungen ist dem Benutzer selbst überlassen, die automatische Anlage eines Zugangs reduziert den Arbeitsaufwand für den Benutzer. Die automatische Anlage eines Benutzers soll demselben Ablauf entsprechen, wie wenn der Benutzer den Zugang selbst über "Neuregistrieren" beantragt, d.h. es wird eine E-Mail von den generierten Zugangsdaten an den Benutzer geschickt. Der Benutzer muss beim erstmaligen Login seine Zugangsdaten ändern.

Zu beachten ist: Die automatische Vergabe von Zugängen funktioniert nur dann, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Die Anlage eines (persönlichen) Zugangs soll optional angeboten werden. Wird diese Option gewählt und es ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Eine Zugangsberechtigung wird erteilt, indem man in dem Kästchen vor der Berechtigung einen Haken setzt.


Bitte den Hinweis links neben dem roten Pfeil beachten. Das Recht Vereinsadministration enthält außer der Vereinsbeobachtung alle anderen Rechte. Dort muss also kein Haken mehr gesetzt werden. Will man einer Person z.B. das Recht erteilten, die Spielberechtigungen (Pässe!!) bearbeiten zu dürfen, muss der Haken vor Spielberechtigungen gesetzt werden!


Ganz unten in diesem Formular befindet sich ein Bereich zum Thema “Personenbezogene Daten”:

Hier hält man fest (Setzen des Hakens), dass man der Person die Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten ausgehändigt hat. Dieses Schreiben kann man über den Link darüber als PDF herunterladen und dann ausdrucken.

Bitte zum Schluss das Speichern nicht vergessen!!
Über den Button Mitglied löschen kann man eine angelegte Person als Mitglied im Verein löschen.

Die Person wird nicht aus dem System gelöscht!!

Bedeutung der Berechtigungen:

  • Das Recht Vereinsadministration kann nur 2 x pro Verein vergeben werden. Das Recht enthält die Rechte 
    »Meldung«, »Ergebniserfassung« , »Spielberechtigungen« , »Seminare+Lizenzen«. Das heisst, diese Rechte müssen nicht noch einmal dem Vereinsadministrator zugewiesen werden. Weiterhin hat der Vereinsadministrator das Recht, Vereinsevents zu beantragen.

  • Meldung ist wichtig für den Spielwart eines Vereins, er bearbeitet damit die Mannschaftsmeldungen und SR-Meldungen

  • das Recht Ergebniserfassung war mal für die MVs erforderlich, um Ergebnisse eingeben zu können. Mit dem ESB ist dies nicht mehr notwendig!

  • Vereinsbeobachtung sollte auch nur an ausgewählte Personen (SR-Wart) zugewiesen werden

  • Spielberechtigungen max. an 2-3 Personen für die Passbearbeitung inkl. -beantragung

  • Seminare+Lizenzen nur für Personen, die Mitglieder zu Seminaren anmelden müssen (z.B. SR-Wart)

Bei Zuweisung dieser Rechte erhält die betroffenen Person automatisch eine Mail mit dem Hinweis, dass diese Rechte an sie vergeben worden sind!

Mitgliederbearbeitung

Neben dem Suchen von bestimmten Mitgliedsgruppen über die Suchmaske hat man vielerlei Bearbeitungmöglichkeiten, die im weiteren Verlauf erläutert werden.

Vereinsmitglieder suchen

Über die möglichen Filtereinstellungen kann ich nach einer einzelnen Person suchen

oder nach Gruppen entsprechend der zur Verfügung gestellten Filter:

z.B. alle Schiedsrichter mit Lizenz

Eine Besonderheit bietet die Suche nach Spielberechtigten in einem Verein. Neben der Angabe des Namens kann hier nach Jahrgängen gesucht werden. Man gibt also kein Datum ein. sondern lässt sich die bestimmte Jahrgänge anzeigen. Dies ist besonders hilfeich für den Jugendbereich.

Unterhalb des Bereichs "Vereinsmitglieder suchen" gibt es Aktionsfeld mit zusätzlichen Möglichkeiten

Neues Mitglied aufnehmen

Um ein neues Mitglied in die nuLiga-Datenbank aufzunehmen wählt man die Aktion Neues Mitglied aufnehmen und aktiviert den Button Ausführen!

Danach öffnet sich das folgende Fenster:

Hier trägt man nun den Nachnamen und den Vornamen des neuen Mitglieds ein und aktiviert den Button Personen suchen!

Falls schon ein Mitglied mit denselben Nachnamen und Vornamen existiert, würde dieses Mitglied nun angezeigt. Um eine Person aus der Liste als Mitglied im Verein aufzunehmen, aktiviert man den rechts in der Zeile befindlichen Link [als Mitglied aufnehmen..]!


Nun bekommt man das Stammdatenblatt der ausgewählten Person mit allen bereits im System angelegten Daten angezeigt. Sobald dieses abgespeichert ist, ist die Person als Mitglied aufgenommen.

Wichtiger Hinweis!

Eine Person kann durchaus Mitglied in mehreren Vereinen sein, da es sich nicht um eine Mitgliedschaft im vereinsrechtlichen Sinne handelt. So kann ein Spieler eines Vereins durchaus als Schiedsrichter für einen anderen Verein tätig sein. Da, wo er als Schiedsrichter tätig ist, muss er auch als Mitglied aufgenommen sein, damit der Verein ihn auch als Schiedsrichter angezeigt bekommt!

Ist die Person nicht in der Vorschlagsliste oder wird keine Person angezeigt, aktiviert man den Link [Neue Person als Mitglied aufnehmen …] ganz unten links.

Man erhält das schon bekannte leere Formular für die persönlichen Daten. Das Formular wird ausgefüllt und anschließend abgespeichert. Damit ist das neue Mitglied in der Datenbank abgelegt.

Stammdatenänderungsantrag stellen

Ein Stammdatenänderungsantrag wird für ein Mitglied im Verein gestellt.

 

Wichtiger Hinweis!

Für Personen mit Spielberechtigung sollte hier kein Antrag gestellt werden, da dies immer mit der Ausstellung einer neuen Spielberchtigung (Pass) verbunden ist. Dazu gibt es einen Antrag unter Spielberechtigungen!

Nach Auswahl einer Person - Haken setzen - öffnet sich der Stammdatenänderungsantrag

Hier die zu ändernden und fehlenden Daten eingeben und den Antrag versenden.

Bilder bearbeiten

Auch diese Aktion kann nur für ein vorher ausgewähltes Mitglied genutzt werden:

Nach dem Klicken auf Ausführen erhält man die folgenden Ansicht:

 

Über den Link [neues Bild hochladen



kann man dann ein Bild der Person in die Datenbank hochladen. Dieses Bild erscheint dann im Stammdatensatz der Person und wird auch als Passfoto z.B. für den digitalen Spielausweis genutzt.

Lizenzverwaltung

Unterhalb des Bereichs Mitglieder hat der Verein auch die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen in die Lizenzen, die in seinem Verein vorhanden sind. Das sind zum einen die Mitglieder mit registrierten Trainerlizenzen aber auch die Schiedsrichter, Zeitnehmer/Sekretäre und SR-Beobachter, die auf verschiedenen Ebenen im Einsatz sind.

Dazu gibt es im Suchfenster im Mitgliederbereich die Option, nach diesen Lizenzinhabern zu suchen:

Nach Auswahl der Option Lizenzinhaber werden die anderen Felder gesperrt. Man kann also immer nur nach allen Inhabern der vorgegebenen Lizenz im Verein suchen.

Als Suchergebnis erhält man eine Liste der im Verein vorhandenen Inhaber der vorgegebenen Lizenz. Im oberen Bereich sind alle Lizenzinhaber aufgelistet, deren Lizenz abgelaufen ist. Darunter ist zu verstehen, dass die Lizenz für den dort aufgeführten Zeitraum abgelaufen ist. Im Bereich darunter findet man die Liste der aktuell gültigen Lizenzen.


Fehlende Lizenzinhaber

Sollten Lizenzinhaber in der Liste fehlen, so bitte als erstes den Ansprechpartner der Gliederung kontaktieren und nachfragen, ob diese Person mit der entsprechenden Lizenz und der Vereinszuordnung im System vorhanden ist.

Im oberen Screenshot fehlt die Person Kolf, die aber im System mit den korrekten Daten vorhanden ist!
Ist die Person im System eingetragen und stimmt die Vereinsangabe, so muss der Verein überprüfen, ob diese Person auch in seinem Mitgliederbestand geführt wird.
Gibt man den Namen in der Suchmaske unter Mitglieder ein und erhält die folgende Rückmeldung, dann ist sie im Mitgliederbestand nicht eingetragen!

Nur, wenn dies der Fall ist, wird diese Person auch in der Liste der Lizenzinhaber mit aufgeführt!

Fehlt die Person, so muss sie in den Mitgliederbestand aufgenommen werden! Dazu die Aktion Neues Mitglied aufnehmen Ausführen!

Es öffnet sich das folgende Eingabefenster:

Hier gibt man Name und Vorname ein (Mindestangabe)! Es erscheint eine Liste gefundener Personen. Da die Suche phonetisch erfolgt, tauchen auch „ähnliche" Namen auf. Gesucht wird über die Personendaten aller beteiligten Landesverbände!

Ist die Peron nicht vorhanden, muss sie neu angelegt werden. Dazu den Link [Neue Person als Mitglied aufnehmen] unterhalb der Liste anklicken!

Es öffnet sich das Eingabeformular. Dort die weiteren Daten eingeben und Abspeichern!
Anschl. Ist diese Person dann in der Liste der Lizenzinhaber zu sehen!