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Veranstaltung neu anlegen
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Verwalten von Veranstaltungen
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Seminar abschließen
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Nun zum Bereich, wo die Seminare angelegt, bearbeitet und verwaltet werden.
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In einem ersten Schritt sollte man die in der Region vorhandenen Ausbildungsstätten im System hinterlegen. Dies ist hier erforderlich, da bei Bearbeitung eines Seminars ein Anlegen der Daten einer Ausbildungsstätte nicht möglich ist. Das System schlägt an dieser Stelle nur die im System bereits abgelegten Informationen zu den Ausbildungsstätten vor.
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Um die Daten einer neuen Ausbildungsstätte anzulegen, trägt man die Bezeichnung unter Neue Ausbildungsstätte mit der Bezeichnung ein …
… und drückt den Button Einfügen:
Als erstes weist man die Ausbildungsstätte einer Region zu. Dann sollte man auf jeden Fall die Adressdaten Straße und Ort eintragen, da diese Daten für den Routenplaner genutzt werden, der für jede Veranstaltung im Seminarkalender angeboten wird. Der Routenplaner bietet dann diese Adresse als Zieladresse an!
Zum Schluss das Speichern nicht vergessen!
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Ebenso wie die Ausbildungsstätten sollten auch die Daten der bekannten Referenten im System abgelegt werden. Im Gegensatz zu den Ausbildungsstätten hat man hier aber nur Zugriff auf die Referenten der Region und man kann auch nur Referenten für die Region anlegen.
Im Rahmen der Bearbeitung eines Seminars hat man aber Zugriff auf alle im System angelegten Referenten. Diese werden alphabetisch gelistet angeboten:
Dazu aber auch mehr im Bereich der Bearbeitung einer Veranstaltung und im Beispiel.
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So kann man sich z.B. schnell einen Überblick über die Teilnehmer einer Schiedsrichter-Fortbildung verschaffen, bei denen die Anträge auf Kostenübernahme durch den Verein noch nicht bestätigt wurden.
Über den Link in der Spalte „Name" kommt man direkt zu den Daten des Teilnehmers:
Und über den Link in der Spalte „Seminar-Name" direkt zu den Daten der Veranstaltung:
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Zusätzlich kann man sich bestimmte Veranstaltungen in eine Merkliste ablegen, die man dann schneller aufrufen kann, ohne dass man dann immer die entsprechenden Filter einstellen muss:
Man kann aber nicht mehrere Merklisten anlegen.
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Kommen wir nun zur Neuanlage von Veranstaltungen.
Ganz unten in obiger Ansicht finden wir die Möglichkeit, eine neue Veranstaltung anzulegen:
Neben der frei wählbaren Bezeichnung für die Veranstaltung muss hier bereits eine Zuordnung zu einem Veranstaltungstyp erfolgen. Ein nachträgliches Ändern ist im Bearbeitungsformular der Veranstaltung noch möglich.
Sollte bei den vorhandenen kein nutzbarer Veranstaltungstyp vorhanden sein, bitte Kontakt zum Verband aufnehmen.
Beispiel:
Nach dem Drücken des Buttons Einfügen öffnet sich die folgende Ansicht:
Hier die Bedeutung der einzelnen Abschnitte im Seminarformular.
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Wir bleiben im Bereich des Seminars und aktiveren den Link [Abfragen für Anmeldungen bearbeiten...] …..
… und drücken den Button Abfrage einfügen:
Bevor man den Eingabetyp wählt, sollte man sich überlegen, was man abfragt und welche Antwort man haben will. Bitte dazu auch die Funktionalitäten der verschiedenen Eingabetypen in der bereits zitierten Anleitung für die Abfragen ansehen!
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Die Antwortmöglichkeiten für die öffentliche Darstellung müssen durch Zeilenumbrüche getrennt werden und es müssen genau gleich viele sein, wie es Fragen gibt.
Die Kommas als Trennung sind hier falsch!! |
Hier kommt folgendes zur Anwendung: Der Basislehrgang ist der Lehrgang ohne Übernachtung zum Preis von 300 €. Wer sich dazu anmeldet, muss keine Frage beantworten. Man muss also nur eine Abfrage für den Fall einbauen, dass jemand übernachten will.
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Durch Aktivieren des Button Quellcode kann man sich den Quellcode anzeigen lassen:
Zurück
Verwalten von Veranstaltungen
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Ist der Teilnehmer nicht volljährig, wird die folgenden Option angeboten:
Ist der Teilnehmer volljährig, erscheint dieser Hinweis:
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Nach durchgeführtem Lehrgang gilt es nun, den Lehrgang abzuschließen, sowohl in kostentechnischer Hinsicht als auch in Bezug auf mögliche Lizenzverlängerungen. Letzteres wird im folgenden Abschnitt erläutert!
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Grundvoraussetzung für das „Einsammeln" der Veranstaltungskosten über den Rechnungslauf in Faktura ist, dass der Verrechnungsstatus der Veranstaltung auf „freigegeben" gesetzt wird.
Dazu geht man in das Stammdatenblatt der Veranstaltung:
und setzt den Status auf „freigegeben":