Seminare anlegen, bearbeiten und verwalten
Nun zum Bereich, wo die Seminare angelegt, bearbeitet und verwaltet werden.
Ausbildungsstätten
In einem ersten Schritt sollte man die in der Region vorhandenen Ausbildungsstätten im System hinterlegen. Dies ist hier erforderlich, da bei Bearbeitung eines Seminars ein Anlegen der Daten einer Ausbildungsstätte nicht möglich ist. Das System schlägt an dieser Stelle nur die im System bereits abgelegten Informationen zu den Ausbildungsstätten vor.
Öffnen wir den Abschnitt Ausbildungsstätten, dann erhalten wir im oberen Formularbereich die Standardsuchmöglichkeit und im unteren Bereich die Möglichkeit, eine neue Ausbildungsstätte anzulegen.
In der Suche wird auch der Zugriff auf alle Ausbildungsstätten im HVN (Filter Region = Niedersachsen) oder der einzelnen Gliederungen angeboten.
Bei einigen Gliederungen ist vor die Bezeichnung der Ausbildungsstätte noch ein Regionskürzel vorangestellt. Dies ist nicht nötigt, da ein eindeutiger Hinweis auf die Zugehörigkeit zur Region im Feld Region angegeben wird.
Diese Zuordnung zur Region hat Auswirkungen auf die Anzeige der Seminare, die für die Teilnehmeranmeldung durch Vereine vorgeblendet werden.
Hinweis: Es werden die Seminare im Seminarbereich der Vereine vorgeblendet, die in der ausgewählten Region stattfinden. Die Steuerung dazu erfolgt über die Zuordnung der Ausbildungsstätte zur entsprechenden Region. Dies ist beim Anlegen der Ausbildungsstätte zu beachten! Der Zugriff auf die Ausbildungen in anderen Regionen erfolgt dann über die Filtereinstellungen.
Um die Daten einer neuen Ausbildungsstätte anzulegen, trägt man die Bezeichnung unter Neue Ausbildungsstätte mit der Bezeichnung ein …
… und drückt den Button Einfügen:
Als erstes weist man die Ausbildungsstätte einer Region zu. Dann sollte man auf jeden Fall die Adressdaten Straße und Ort eintragen, da diese Daten für den Routenplaner genutzt werden, der für jede Veranstaltung im Seminarkalender angeboten wird. Der Routenplaner bietet dann diese Adresse als Zieladresse an!
Zum Schluss das Speichern nicht vergessen!
Referenten
Ebenso wie die Ausbildungsstätten sollten auch die Daten der bekannten Referenten im System abgelegt werden. Im Gegensatz zu den Ausbildungsstätten hat man hier aber nur Zugriff auf die Referenten der Region und man kann auch nur Referenten für die Region anlegen.
Im Rahmen der Bearbeitung eines Seminars hat man aber Zugriff auf alle im System angelegten Referenten. Diese werden alphabetisch gelistet angeboten:
Dazu aber auch mehr im Bereich der Bearbeitung einer Veranstaltung und im Beispiel.
Teilnehmer
Über diesen Bereich hat man Zugriff zu allen Teilnehmern der gliederungsbezogenen Seminare.
Die Filtereinstellungen erlauben eine vielfältige Suche nach seminarspezifischen Parametern.
So kann man sich z.B. schnell einen Überblick über die Teilnehmer einer Schiedsrichter-Fortbildung verschaffen, bei denen die Anträge auf Kostenübernahme durch den Verein noch nicht bestätigt wurden.
Über den Link in der Spalte „Name" kommt man direkt zu den Daten des Teilnehmers:
Und über den Link in der Spalte „Seminar-Name" direkt zu den Daten der Veranstaltung:
Veranstaltungen
In diesem Abschnitt erfolgt das Anlegen von Veranstaltungen. Der Link Veranstaltungen führt zu folgender Ansicht:
Im oberen Bereich wieder die Standardsuchmaske, über die bereits angelegte Veranstaltungen gesucht und je nach Filtereinstellung gelistet werden können.
Oberhalb der Liste findet man kleine Sortiericons
mit deren Hilfe (anklicken!) man die Sortierreihenfolge der jeweiligen Spalte verändern kann.
Rechts oben oberhalb der Tabelle findet man Ziffern, über die man (Anklicken!) in der Liste weiterblättern kann. Diese Ziffern sind im Prinzip die Seitenzahlen der Liste.
Ein Weiterblättern ist auch durch Anklicken der kleinen Dreiecke links und rechts von den Ziffern möglich.
Unterhalb der Tabelle findet man Möglichkeiten, um bestimmte Aktionen mit den Listeneinträgen durchführen zu können:
Wichtig sind die beiden unteren Aktionen
- Ausgewählte löschen
- Ausgewählte Veranstaltung kopieren
Die Auswahl erfolgt über das Anklicken der Checkbox in der 1. Spalte vor der jeweiligen Veranstaltung:
Mit „Ausgewählte löschen" kann man eine oder mehrere Veranstaltungen löschen. Dies funktioniert aber nur, wenn noch keine Teilnehmerdaten hinterlegt sind. Dazu bekommt man aber eine Systemmeldung:
Mit „Ausgewählte Veranstaltung kopieren" erhält man eine Kopie dieser Veranstaltung mit den Stammdaten, aber ohne die Termine und die Teilnehmer. Dies kann nützlich sein, wenn man bestimmte Veranstaltungen immer wieder durchführt.
Weiterhin lassen sich die Daten aller gelisteten Veranstaltungen in eine csv-Datei exportieren.
Einmal nur die Stammdaten der Veranstaltung(en) und einmal komplett, aber immer ohne Teilnehmer!
Hier der Hinweis, dass alle Veranstaltungen des Suchergebnisses exportiert werden. Man sollte daher vorher durch die entsprechende Filtereinstellungen auf die Suche einschränken, die man benötigt. Ansonsten kann es unübersichtlich werden.
In der Datei stehen alle Angaben zu Terminen, Ausbildungsstätte und Referenten.
Zusätzlich kann man sich bestimmte Veranstaltungen in eine Merkliste ablegen, die man dann schneller aufrufen kann, ohne dass man dann immer die entsprechenden Filter einstellen muss:
Man kann aber nicht mehrere Merklisten anlegen.
Veranstaltung neu anlegen
Kommen wir nun zur Neuanlage von Veranstaltungen.
Ganz unten in obiger Ansicht finden wir die Möglichkeit, eine neue Veranstaltung anzulegen:
Neben der frei wählbaren Bezeichnung für die Veranstaltung muss hier bereits eine Zuordnung zu einem Veranstaltungstyp erfolgen. Ein nachträgliches Ändern ist im Bearbeitungsformular der Veranstaltung noch möglich.
Sollte bei den vorhandenen kein nutzbarer Veranstaltungstyp vorhanden sein, bitte Kontakt zum Verband aufnehmen.
Beispiel:
Nach dem Drücken des Buttons Einfügen öffnet sich die folgende Ansicht:
Hier die Bedeutung der einzelnen Abschnitte im Seminarformular.
Stammdaten
Als Stammdaten werden der Veranstaltungsname (Pflichtangabe!!) und die Veranstaltungsnummer festgelegt. Weiterhin kann an dieser Stelle die Zuordnung zum Veranstaltungstyp geändert werden.
Wichtig: Die in dem evtl. neuen Veranstaltungstyp hinterlegten Basisinformationen werden aber erst nach dem Speichern des Bearbeitungsformulars eingefügt.
Ebenso legt man hier die Mindest- und die Maximalzahl der möglichen Teilnehmer und die Größe der Warteliste fest.
Setzt man den Haken bei Einladung und legt damit die Veranstaltung als Einladungsveranstaltung fest, bedeutet dies, dass sich niemand für diese Veranstaltung an