Eine Anwendung innerhalb von nuVerband ist das Erstellen und Verwalten von Gremien. Weiterhin lassen sich die Adressdaten der Gremienmitglieder in eine csv-Datei exportieren!

Die vorliegende Handlungsanleitung beschreibt das Anlegen von Gremien, die Zuordnung und das Bearbeiten von Gremienmitgliedern sowie die Verwaltung der Gremien!

Dieser Bereich kann auch genutzt werden, um z.B. die Kadergruppen der Leistungsförderung zusammenzustellen. Allerdings ist hier anzumerken, dass hierzu bereits eine gesonderte Planung zum Thema „Talentförderung“ initiiert worden ist!

Zusätzlich bietet nuVerband das Einrichten von Freien Gruppen.

Das Anlegen von Gremien und Gruppen dient vor allem der Optimierung der Kommunikation mit diesen Gruppen innerhalb nuLiga.

Hinweis: Daher ist es hier besonders wichtig, die hinterlegten Daten bitte immer aktuell halten!

1.           Anlegen von Gremien

Das Anlegen von Gremien erfolgt in nuVerband im Bereich Stammdaten:

Über den Link Gremien gelangt man in den Bereich, in dem bereits angelegte Gremien aufgelistet werden. Die Standard-Sucheinstellung ist immer gliederungsspezifisch:

Als Ergebnis werden alle Gremien der eingestellten Gliederung angezeigt. Neben der Bezeichnung des Gremiums gilt es auch eine sinnvolle und verständliche Kurzbezeichnung einzurichten. Über die Sort. kann ich die Standardreihenfolge der Liste einstellen. Man kann aber immer nach den Spalten sortieren. Dazu das Icon direkt neben der Spaltenüberschrift anklicken!

Mit dem Recht Verband sieht man alle Gremien aller Verbandsgliederungen.

Wichtig sind die Datumseingaben zu „von“ und „bis“. Mit dem „von“-Datum gibt den Start dieses Gremiums an. Das „bis“-Datum gibt an, bis wann das Gremium aktiv ist. Solnage ein Fragezeichen in der Spalte zu sehen ist, ist das Gremium aktiv. Steht dort aber ein Datum ….

… heisst dies, dass das Gremium nicht aktiv ist.

Sehr wichtig: Wenn ein Gremium nicht mehr aktiv ist, sollte es auf keinen Fall gelöscht werden!! Dies ist wichtig, damit die Gremienzugehörigkeit der dort gelisteten Mitglieder erhalten bleibt. Diese wir ja u.U. für Ehrungen oder historische Rückblicke benötigt.

Am Ende der Übersichtsliste findet man die Möglichkeit, ein neues Gremium anzulegen.

Als Beispiel wird ein (fiktiver) Arbeitskreis nuLiga neu angelegt:

Nach dem Drücken des Buttons einfügen öffnet sich die folgende Eingabemaske:

Hier werden nun weitere erforderliche Angaben eingetragen. Neben der Angabe einer Kurzbezeichnung ist die Zuordnung zur Gliederung wichtig, da es ja gleichlautende Gremien auch in anderen Gliederungen geben kann!

Die Sortierung legt die Platzierung in der Übersichtsliste fest! Das Eingabefeld für die Sortierung ist ein Textfeld. Es lassen sich also Sortierkennzahlen erstellen, die eine Kombination aus Buchstabe und Ziffern sein können.

Dann kann man die „Lebensdauer“ eines Gremiums festlegen! Als „Von“-Datum wird immer das Anlegedatum vorgeblendet, das aber geändert werden kann! Das „Bis“-Datum kann freibleiben, wenn die „Lebensdauer“ offen ist.

Hat das Gremium eine „begrenzte Laufzeit“ oder ist das Gremium nicht mehr aktiv, dann ist hier ein Ende-Datum einzutragen!

2.           Zuordnung von Gremienmitgliedern

In einem ersten Schritt werden einem Gremium nicht Personen zugeordnet, sondern die Funktionen, die im Gremium vertreten sein sollen! Damit wird gewährleistet, dass bei einem Wechsel der Person in einer Funktion diese Person „automatisch“ dem Gremium zugeordnet wird.

Im zweiten Schritt kann man– falls erforderlich – bestimmte Personen unabhängig von ihrer Funktion als Mitglied einem Gremium zuordnen. Als Beispiel sei der Spielausschuss im HVN genannt, wo im Spielausschuss zwei Vertreter der Oberligavereine als Mitglied erscheinen. Wenn es die Funktion Oberligavertreter nicht gibt, dann müssen die betroffenen Personen direkt dem Gremium zugeordnet werden.

Bereich Gremium-Verbandsfunktion

Im Bereich Gremium-Verbandsfunktion erfolgt das Anlegen bestimmter Verbandsfunktionen in einem Gremium.

Unter Neue Funktion kann man in der ersten Zeile aus den eingerichteten Verbandsfunktionen auswählen …

 … und in der zweiten Zeile darunter die dazugehörige Gliederung:

Den Button Hinzufügen aktivieren und die Funktion ist dem Gremium zugeordnet:

Damit in dieser Liste auch die aktuell dieser Funktion zugeordneten Person oder Personen erscheinen, muss man die Funktionen markieren und unter Aktion die Option „Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen“ ausführen.

Hier ein Beispiel:

Zuordnung von Personen ohne gremiumsrelevante Verbandsfunktion

Man kann wie bereits oben erwähnt auch eine bestimmte Person unabhängig von einer Verbandsfunktion einem Gremium zuordnen. Dazu muss die Gremienzugehörigkeit bei der Person unter Adressen/Verbandsadressen angelegt werden (Beispiel):

Diese Person taucht dann automatisch im betreffenden Gremium unter dem Bereich Gremiumsmitglieder auf:

Sonstiges

Das Beispiel unten zeigt ein fertig erstelltes Gremium mit den zugeordneten Funktionen und den aktuellen Funktionsträgern!

Am Beispiel des Spielausschuss oben wird im Folgenden der Ablauf der Zusammenstellung des Gremiums beschrieben!

Die folgenden Funktionen sind „Mitglied“ in diesem Gremium:

• Stv. Vorsitzender Spieltechnik

• Seniorenspielwart

• Jugendspielwart

• Schiedsrichterwart

Ganz rechts in der Spalte Verantwortlicher lässt sich der Vorsitzende des Gremiums markieren.

Hier bitte Speichern nicht vergessen, sonst war die Arbeit vergebens!!

Alle Personen, die über eine Funktion in einem Gremium vertreten sind, sind ordentliche Mitglieder!

Personen, die direkt als Person einem Gremium zugeordnet werden, sind außerordentliche Mitglieder!

Projektbezogene Arbeitskreise werden in der Regel aus außerordentlichen Mitgliedern bestehen!

Die Liste unter Gremiumsmitglieder enthält alle Mitglieder des Gremiums.

Unter Aktion kann man …

 … Ausgewählte Nicht-Mitglieder ins Gremium aufnehmen. Die Namen dieser Mitglieder sind rot eingefärbt. Dies tritt immer dann auf, wenn eine andere Person eine Gremium-Verbandsfunktion übernimmt.

Weiterhin kann man z.B. falsch angelegte Gremiums-Verbandsfunktionen aus dem Gremium löschen.

Hier noch einmal dieser Hinweis: Bitte das Speichern nach einer ausgeführten Aktion nicht vergessen, sonst war die Arbeit vergebens!!

Ein wichtiger Hinweis zum Schluß: Endet Eine Mitgliedschaft in einem Gremium, so löscht man diese Mitgliedschaft auf keinem Fall im Stammblatt der Person unter Verbandsadressen, sondern trägt dort das Datum ein, an dem die Mitgliedschaft beendet ist (bis-Datum).