Die Rubrik Verbandsdokumente gliedert sich in zwei Bereiche:
- Verbandsdokumente
- Vereinspostfach
In diesen Bereich können der Verband und/oder die Gliederung Dokumente ablegen, deren Empfang von den Vereinen in einem vorgegebenen Zeitraum bestätigt werden muss.
Eine automatische Ablage erfolgt für die Ordnungsbescheide.
Oben ein leerer Bereich, unten ein Beispieldokument im Fach Verbandsdokumente:
Durch Drücken des Buttons Kenntnisnahme geht die Information an den Absender zurück, dass das Dokument zur Kenntnis genommen wurde.
Durch Anklicken des Links Dokument wird das Dokument geöffnet:
Links oben gibt es ein Dropdownfeld
über das man die Anzeige von Dokumenten steuert.
Standardmäßig ist die Option „aktiv" eingestellt. Damit werden nur die Dokumente angezeigt, die noch nicht zur Kenntnis genommen wurden. Ist das Dokument zur Kenntnis genommen, wird es im Archiv des laufenden Jahres abgelegt.
Will man diese Dokumente anzeigen, muss man diese Option anwählen:
Es gibt derzeit zwei Ablagefächer:
Einmal das Fach Verbandsdokumente, in das der Verband und/oder die Gliederung direkt ein Dokument für alle der Vereine des Verbandes und/oder der Gliederungen ablegen kann.
Zum anderen gibt es darunter das Vereinspostfach, in das „personifizierte" Dokumente wie Ordnungsbescheide und Zahlungsanforderungen abgelegt werden können. In dieses Fach kommt die Post, die nur für diesen Verein bestimmt ist.
Das Fach Verbandsdokumente kann von den Verantwortlichen in den Gliederungen, denen das Recht Verbandsdokumente zugewiesen wurde
genutzt werden.
In das Vereinspostfach werden aktuell die Ordnungsbescheide und Zahlungsanforderungen automatisch zusätzlich abgelegt.