Gesamtübersicht nuVerband

Das nuSport-Konzept für den Handballsport:

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Verfasser: Dieter Hummes

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

nuVerband ist das Back-Office Modul in der Software-Familie "nuSport". Die Funktionen umfassen Adressverwaltung und Serien-E-Mail, Funktionäre und Gremien, Trainer, Schiedsrichter, Aboverwaltung, Ehrungen, Fakturierung und die Seminarverwaltung. Eingaben in das System, sowie das Abrufen weiterführender Informationen können von berechtigten Personen nach einem Login im passwortgeschützten Bereich von nuVerband vorgenommen werden. Diese Möglichkeiten werden in der folgenden Annleitung aufgezeigt.

Verbandsarchiv von unschätzbarem Wert

In nuVerband werden wie in nuLigaAdmin die meisten Informationen historisch geführt. Über die Zeit erhalten Sie damit für Ihre wichtigen Verbandskontakte einen wertvollen Überblick über aktuelle und vergangene Funktionärstätigkeiten, Vereins- und Gremienmitgliedschaften, ausgestellte Lizenzen oder besuchte Seminare und Veranstaltungen.

Zugang

Der Zugang zum Administrationsbereich von nuVerband erfolgt nach entsprechender Erteilung der Zugangsberechtigung durch einen Systemadministrator über folgenden Link (Beispiel HVNB):

https://hvnb-handball.liga.nu/verband

Es erscheint das folgende Anmeldefenster.

Open

Nach Eingabe des Benutzernamens (E-Mail-Adresse) und des Passworts meldet sich das System mit der folgenden Ansicht, auf der alle Arbeitsbereiche (Rubriken) in der Menüzeile aufgelistet sind. Rubriken, die schwach gedruckt sind, sind für den angemeldeten Benutzer aufgrund der fehlenden Zugangsberechtigung gesperrt!

Hinweis: Die Zugangsdaten gelten für alle nuLiga-Anwendungen in der Sitzung. Man muss sich nicht bei den einzelnen Anwendungen gesondert anmelden.

Aufbau des Startfensters

Die aktualisierte Version von nuVerband verfügt über eine horizontale Menüzeile in dem oberen grünen Bereich

Und einem vertikalem Menübereich auf der linken Seite.

Dieses Menü ist standardmäßig eingeblendet, kann aber durch Anklicken der Pfeilspitze ausgeblendet werden:

Sodass nur noch die Icons der Menüpunkte zu sehen sind.

In der oberen grünen Menüzeile findet man ganz rechts noch ein kleines Menü mit den Zeilen „Mein Profil“ und dem „Abmeldebutton“.

In der Zeile darunter gibt noch zwei Dropdown-Menüs.

Wer die Rechte für mehrere Verbände hat, kann im Menü „Verband“ den Verband auswählen, mit dem er arbeiten möchte, …

… und im Menü „Region“ eine Untergliederung des gewählten Verbandes auswählen.

In dieser Anleitung sind alle Arbeitsbereiche (Rubriken) von nuVerband beschrieben.

Hinweis: Die Unterpunkte der einzelnen Arbeitsbereiche werden im Prinzip auf zwei verschiedene Weisen angeboten. Einmal geht dies über das Anklicken einer Rubrik in der horizontalen Menüleiste (z.B. Adressen):

Dies entspricht der Vorgängerversion von nuVerband. Hier findet man zusätzliche Hinweise zur Nutzung eines Unterpunktes.

Eine alternative Möglichkeit ist das Aufklappen der Unterpunkte in der vertikalen Menüleiste:

Hier gibt es keine weiteren Hinweise zur Nutzung. Diese Option hat den Vorteil, dass man direkt in die jeweilige Bearbeitungsmaske kommt.

Diesen letzteren Weg wählen wir in dieser Anleitung.

Adressen

Unter Adressen (nuAdressen) verwalten Sie diverse Kontaktgruppen wie z.B. Funktionäre und Mitarbeiter des Verbandes, der Bezirke und Kreise sowie Gremien und andere frei wählbare Gruppen. Ebenfalls verwaltet nuVerband Lizenzinhaber (wie z. B. Trainer oder Schiedsrichter), Abonnenten der Verbandszeitschriften und Ehrungen. Auch die Vereinsadressen und Vereinsfunktionäre, die über nuLiga durch die Vereine autonom eingepflegt werden, sind in nuAdressen verfügbar.

Über die untenstehenden Menüpunkte kann man nach Personen suchen und alle Informationen (Werdegang) einer Person einsehen, sowie einzelne Informationen bearbeiten (Lizenzen, Abonnements etc. hinzufügen, bearbeiten oder löschen).

Verbandsadressen

Hier finden und exportieren Sie Personen und Adressen Ihres Verbandes. Diese übergreifende Suche steht lediglich Benutzern mit dem Recht »Verband« zur Verfügung.

Bitte darauf achten, dass der Haken bei „inklusive untergeordneter Regionen“ standardmäßig gesetzt ist!

Lizenzinhaber

Unter diesem Punkt finden, verwalten und exportieren Sie Lizenzinhaber (Trainer, Schiedsrichter, etc.). Die Verwaltung/Bearbeitung von Lizenzinhabern steht lediglich Benutzern mit dem Recht »Verband« zur Verfügung.

In Abhängigkeit von der Zugangsberechtigung kann man über diese Ansicht auch neue Lizenznehmer einfügen!

Nach Ausführung der Aktion Lizenznehmer einfügen

öffnet sich ein Formular zur Eingabe der Daten der neuen Person. Als erster Schritt ist immer eine Suche gefordert, um festzustellen, ob diese gesuchte Person nicht schon in der Datenbank geführt wird!

Wird keine Person gefunden, bietet das System die Möglichkeit an, einen Datensatz für eine neue Person anzulegen.

Die Verwaltung/Bearbeitung von Trainerlizenzen in nuVerband verfügt über eine Schnittstelle zum elektronischen Verwaltungssystems des DOSBs (LiMS). Trainerlizenzen werden grundsätzlich vom Verband gepflegt.

Schiedsrichter und Schiedsrichterkadermitglieder

Hier finden und verwalten Sie die Schiedsrichterkadermitgliedschaften Ihres Verbandes. Die Verwaltung von Schiedsrichterkadermitgliedschaften steht lediglich Benutzern mit dem Recht >>Schiedsrichter-Administration<< zur Verfügung.

Über entsprechende Filtereinstellungen kann man nach den Mitgliedern ausgewählter Kader suchen

In Abhängigkeit von der Zugangsberechtigung kann man über das Standard-Suchfenster auch neue Kadermitglieder einfügen!

Spielerkader und Spielerkadermitglieder

Hier finden und verwalten Sie die Spielerkadermitgliedschaften Ihres Verbandes. Die Verwaltung von Spielerkadermitgliedschaften steht lediglich Benutzern mit dem Recht >>Verband<< zur Verfügung.

Über entsprechende Filtereinstellungen kann man nach den Mitgliedern ausgewählter Kader suchen

In Abhängigkeit von der Zugangsberechtigung kann man über das Standard-Suchfenster auch neue Kadermitglieder einfügen!

Abonnenten

Hier finden, verwalten und exportieren Sie Abonnenten. Die Verwaltung von Abonnenten steht lediglich Benutzern mit dem Recht >>Verband<< zur Verfügung.

Neben der Verwaltung der Abonnenten können hier auch die Bezieher von Newslettern verwaltet werden!

Ehrungen

Hier finden, verwalten und exportieren Sie genehmigte Ehrungen in Ihrem Verband und dessen Untergliederungen (Bezirke und Kreise bzw. Regionen).

Ehrungsanträge

Hier finden und verwalten Sie die Ehrungsanträge ihrer Region. Die Verwaltung von Ehrungsanträgen steht lediglich Benutzern mit dem Recht >>Ehrungen<< zur Verfügung.

Verbandsfunktionäre

Hier finden, verwalten und exportieren Sie Verbandsfunktionäre und hauptamtliche Mitarbeiter Ihres Verbandes und dessen Untergliederungen (Bezirke und Kreise bzw. Regionen).

Gremien und Gremienmitglieder

Vereinsfunktionäre

Hier finden und exportieren Sie Funktionäre in den Vereinen Ihres Verbandes und dessen Untergliederungen (Bezirke und Kreise bzw. Regionen).

Nach Vorgabe einer bestimmten Vereinsfunktion (z.B. Passwarte der Region HRSON) wird eine Ergebnisliste generiert.

Zusätzlich werden unterhalb der Liste weitere Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten, wie z.B. der Export der generierten Liste oder Teile der Liste in eine csv-Datei!

Vereinskontakte

Gefiltert werden Vereinsfunktionäre und Vereinskontaktadressen mit der Möglichkeit einer Prioritätsangabe (z.B. Export Funktion 1, wenn nicht vorhanden Funktion 2, wenn nicht vorhanden Funktion 3, etc.).

Ebenso wie bei den Vereinsfunktionären lassen sich die Daten der generierten Liste

in eine csv-Datei exportieren!

Mitglieder freier Gruppen

Hier finden, verwalten und exportieren Sie Mitglieder freier Gruppen.

nuFaktura

nuFaktura erstellt automatisch Rechnungen im engen Zusammenspiel mit dem Spielbetrieb. Beispiele sind Vereinsbeiträge, Spielerlizenzen, Mannschaftsgebühren, Turnierabrechnungen sowie Ordnungsstrafen. Einmal eingerichtete Rechnungsläufe für wiederkehrende Abrechnungen ermöglichen die stressfreie Abrechnung auch großer Rechnungsmengen auf Knopfdruck.

Dieses Modul sollte nur der Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden.

Wichtiger Hinweis: Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung von nuFaktura findet man in der Handlungsanleitung nuFaktura.

Rechnungen

Erzeugen Sie neue Rechnungen mit einem Rechnungslauf. Sehen Sie neue und archivierte Rechnungen ein, bearbeiten und versenden Sie Rechnungen.

Rechnungsläufe

Löschen Sie einmal ausgeführte Rechnungsläufe (und damit alle zugehörigen Rechnungen).

Rechnungslauf Vorlagen

Definieren Sie neue Rechnungslaufvorlagen, mit denen automatisch Rechnungen generiert werden.

Zahlungseingänge

Erfassen Sie neue Zahlungseingänge. Sehen Sie erfasste Zahlungseingänge ein.

Mahnungen

Führen Sie Mahnläufe durch und sehen Sie bereits gemahnte Rechnungen ein.

Lieferscheine und Leistungen

Sehen und bearbeiten Sie bereits erzeugte Lieferscheine und deren Leistungen ein. Erzeugen Sie neue Lieferscheine und Leistungen.

Weitere Funktionalitäten findet man im unteren Bereich des Fensters:

Gebührenkatalog

Der Gebührenkatalog enthält eine Auflistung der Kosten, die für Dienstleistungen des Verbandes und/oder seiner Untergliederungen in Rechnung gestellt werden. Die dort hinterlegten Daten werden z.B. von den Rechnungsläufen genutzt.

Erstellen und bearbeiten Sie Gebühren, welche mit Hilfe eines Rechnungslaufes verrechnet werden.

Strafenkatalog

Erstellen und bearbeiten Sie Gebühren für Strafen, welche im Spielbetrieb Verwendung finden.

Damit Strafen z.B. im Spielbetrieb ausgesprochen werden können, müssen sie „freigeschaltete werden:

Absenderadressen

Erstellen und bearbeiten Sie Absenderadressen, welche in den Rechnungsläufen Verwendung finden.

Bankverbindungen

Verwalten Sie Ihre Bankverbindungen. Fügen Sie neue hinzu oder ändern Sie die Daten von bestehenden.

Nummernkreise

Verwalten Sie regionsbezogene Nummernkreise, welche Sie in Rechnungslaufvorlagen und manuellen Rechnungen verwenden können.

Erlöskonten, Kostenträger und Kostenstellen

Fügen Sie neue Erlöskonten, Kostenträger und Kostenstellen hinzu oder bearbeiten Sie die Daten von bereits bestehenden.

Mahnstufen

Verwalten Sie Mahnstufen, welche im Mahnwesen zu tragen kommen.

Mandate

Diese Funktion ist aktuell nicht freigeschaltet.

Individuelles Rechnungslayout und E-Mail Versand

Das Layout für die Ausgangsrechnungen wird individuell konfiguriert und kann Ihren CI-Vorgaben angepasst werden. Das direkte Versenden der erstellten Rechnungen per Mail stellt eine große Arbeitserleichterung und Kostenersparnis dar. Auf Wunsch können Sie die Ausgangsrechnungen zusätzlich Ihren Vereinen automatisch ins Vereinspostfach legen.

Schnittstelle zu FiBu Systemen

Debitoren und Ausgangsrechnungen können über Exporte direkt in das vom Verband eingesetzte Buchhaltungssystem wie zB SAGE, DATEV oder Lexus übernommen werden. Bei jeder Gebührenart können Erlöskonten, Kostenstellen und Kostenträger hinterlegt werden, sodass Sie den Workflow in der FiBu nach Ihren Bedürfnissen automatisieren können.

SEPA Export

Die SEPA Funktionen in nuVerband erlauben es, automatisch SEPA-Mandate zu generieren. Für die Rechnungen eines Rechnungslaufes können Sie dann eine SEPA-Lastschriftdatei erzeugen, in der die Empfänger mit Einzugsermächtigung enthalten sind. Auf der Ausgangsrechnung ist für den Rechnungsempfänger ersichtlich, ob ein Einzug erfolgt oder der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll.

nuSeminar

nuSeminar unterstützt bei der Verwaltung des Aus- und Fortbildungsprogrammes wie z.B. für die Trainerausbildung, Schiedsrichterfortbildung, Platzplegesemiar, Turnierveranstalterausbildung etc. Im online Seminarkalender können sich Interessenten über das Angebot informieren. Bei der Onlineanmeldung prüft nuSeminar die Voraussetzungen für die Teilnahme. Nach der Durchführung unterstützt es beim Ausstellen von Teilnahme- und Erfolgsbestätigungen und vergibt oder verlängert Lizenzen automatisch. Selbstverständlich ist eine Abrechnung über nuFaktura möglich.

Über das dieses Modul werden alle Bildungsmaßnahmen eines Verbandes und seiner Gliederungen abgewickelt.

Wichtiger Hinweis: Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung von nuSeminar findet man in der Handlungsanleitung Seminarmodul.

Veranstaltungen

Legen Sie neue Veranstaltungen an. Sehen Sie aktuelle und archivierte Veranstaltungen ein.

Veranstaltungsteilnehmer

Finden Sie Teilnehmer seminarübergreifend.

Über vielfältige Filtereinstellungen kann man seminarübergreifend nach Personen suchen, die den gewählten Einstellungen entsprechen

Die gefunden Personen können dann wiederum exportiert werden bzw. wenn Abfragen zu einem Seminar gestellt wurden, kann man die Antworten listen!

Veranstaltungstypen

Veranstaltungstypen sind Vorlagen für in diesem Tool verwendeten Lehrgangsdaten.

Legen Sie neue Veranstaltungstypen an. Bearbeiten Sie bestehende Veranstaltungstypen.

Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit dem Recht Verband freigegeben!

Die Veranstaltungstypen legen bestimmte Grunddaten für bestimmte Veranstaltungen fest. Die sind Voraussetzung für die Teilnahme oder der Abschluss eines Seminars (Lizenz).

Die Veranstaltungstypen die auf Verbandsebene konfiguriert werden, stehen auch allen Regionen bei der Anlage von Veranstaltungen zur Verfügung.

Veranstaltungsorte

Legen Sie neue Veranstaltungsorte an. Bearbeiten Sie bestehende Veranstaltungsorte.

In diesem Bereich werden die im für die Seminare erforderlichen Ausbildungsstätten (Sportschulen, Schulen, Gaststätten usw.) hinterlegt!

Die Ausbildungsstätten werden vollständig geteilt, d.h. der Verband und jede Region haben Zugriff auf dieselben Ausbildungsstätten.

Anmeldebestätigungen

Legen Sie neue regionalisierte Anmeldebestätigungen an. Bearbeiten Sie bestehende Anmeldebestätigungen.

Referenten

Legen Sie neue Referenten an. Bearbeiten Sie bestehende Referenten.

Hier werden alle Referenten im Landesverband verwaltet.

Neue Referenten können nur über das Recht Verband eingetragen werden!

Die Referenten, die auf Verbandsebene konfiguriert werden, können auch von allen Regionen bei der Anlage von Veranstaltungen verwendet werden.

Teilnehmer-Listen Vorlagen

Legen Sie neue Teilnehmer-Listen Vorlagen an. Bearbeiten Sie bestehende Teilnehmer-Listen Vorlagen.

nuKommunikation

nuKommunikation ist das Tool für Serien-E-Mails (Massenmails) und arbeitet eng mit vielen Bereichen von nuVerband, nuLiga und nuTurnier zusammen. Sie können für unterschiedliche automatisierte Vorgänge, Vorlagen erstellen, wie z.B. Passwortänderungsmails, Rechnungsversand, Newsletter oder Veranstaltungseinladungen.

Das Modul bietet Unterstützung für die Kommunikation über Serien-E-Mail-Versand.

Serien-E-Mail-Versand

Versand von Serien-E-Mails auf Basis von Serien-E-Mail-Vorlagen. Verteilerliste und E-Mail-Text können vor dem Versand angepasst werden. Während und nach dem Versand stehen Kontrollmöglichkeiten über Fehlerreports zur Verfügung.

Serien-E-Mail-Vorlagen

Verwaltung von Serien-E-Mail-Vorlagen für den Versand von Serien-E-Mails. Hier werden Verteilerlisten erstellt und mit einem E-Mail-Layout verknüpft. Für jede Datenquelle kann man definieren, welche Filterkriterien für den E-Mail-Versand fix und welche variabel sind.

E-Mail-Layouts

Verwaltung von E-Mail-Layouts, aus denen Serien-E-Mails erstellt werden können. Ein E-Mail-Layout greift auf eine E-Mail-Layout-Vorlage zurück. Diese Rubrik ist Benutzern mit dem Recht »Verband« vorbehalten.

E-Mail-Layout-Vorlagen

Dieses Modul ist für die Nutzer nicht freigegeben, sondern wird nur von der Systemfirma genutzt.

Protokollierung und fehlerhafte E-Mail Adressen

Jede Versandaktion in nuKommunikation wird automatisch durchgeführt und protokolliert. So können Fehlermeldungen, die zum Teil erst Stunden nach dem Anstoßen des Versandes auftreten, gesichtet und rückverfolgt werden.

Datenquellen

Für den Serien-E-Mail-Versand in nuKommunikation können Sie unterschiedliche Personengruppen aus nuVerband und nuLigaAdmin kombinieren und filtern. So ist es z.B. sehr einfach möglich, allen Leistungssporttrainern, deren Lizenzen demnächst ausläuft, das neue Fortbildungsprogramm mit einem Hinweis auf die Onlineanmeldung zuzusenden.

Redaktion

Banner verwalten

geordneten Seiten. Zur Verfügung stehen eine Reihe von Steuerungsmöglichkeiten u.a. Zeitsteuerung und Regionalisierung.

Verbandsdokumente

Verwaltung von Verbandsdokumenten, welche von den Vereinen zur Kenntnis genommen werden sollen. Dieser Bereich bietet die Möglichkeit zur Filterung und Bearbeitung bereits angelegter, sowie zur Erstellung neuer Verbandsdokumente.

Banner-Dateien verwalten

Verwaltung von Banner-Dateien die als Banner geschalten werden. Mögliche Formate sind die gängigen Bildformate gif und jpg, aber auch Flash-Banner sind möglich

Vereinsumfragen

Verwaltung von Vereinsumfragen, welche innerhalb eines bestimmten Zeitraumes von den Vereinen beantwortet werden können. Anschließend können die Ergebnisse als csv-Dateien heruntergeladen werden.

Aktuell nicht freigegeben!

Stammdaten

Dieser Bereich ist nur zugänglich mit dem Recht Verband!

Hier verwalten sie alle Stammdaten (Grundeinstellungen) von Funktionen, Gremien, Lizenztypen, Ehrungstypen, Kaderstrukturen und freie Gruppen.

Gremien

Hier verwalten Sie Gremien.

Wichtiger Hinweis: Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung des Moduls Gremien findet man in der Handlungsanleitung Gremien.

Gremien sind von Satzung und evtl. Ordnungen vorgegebene Gruppen von Personen mit definierten Mitgliedern (ordentliche Mitglieder). Diese Mitglieder werden zum überwiegenden Teil durch ihre Verbandsfunktionen festgelegt. Seltener ist der Fall, dass jemand direkt als Person einem Gremium zugeordnet wird, unabhängig von seiner Funktion im Verband (außerordentliche Mitglieder).

Hinweis: in nuVerband wird dieses Modul leider als „Ablage“ für Mail-Verteilerlisten genutzt. Diese „Verteilerlisten“ sind aber in der Regel Arbeitskreise oder eine Ansammlung von Personen mit einheitlicher Qualifikation (Referentenpool).

Gremien in einem Handballverband sind z.B.

• Präsidium

• Erweitertes Präsidium

• Verbandssportgerichte

• Verbandsgerichte

• Ausschüsse

Ehrungstypen

Hier verwalten Sie die Basisdaten der Ehrungstypen der Personen- bzw. Vereinsehrungen.

Lizenztypen

Hier verwalten Sie Trainer- und Schiedsrichterlizenzen, aber auch sonstige Lizenztypen.

Verbandsfunktionen

Hier verwalten Sie die Verbandsfunktionen und ihre Gültigkeitszeiträume.

Vereinsfunktionen

Hier verwalten Sie die Funktionen, die den Vereinen zur Verwaltung der Funktionäre zur Verfügung stehen sollen.

Veröffentlichungen

Hier verwalten Sie die Veröffentlichungen, welche im Rahmen von Abonnements verrechnet werden können.

Verbandskontaktdaten

Bearbeiten Sie die Adressinformationen des Verbandes. Hier können Sie die postalische Anschrift, Telefonnummern und die E-Mail-Adresse einsehen und ändern.

Schiedsrichterkader

Hier verwalten Sie die zur Verfügung stehenden Schiedsrichterkader.

Spielerkader

Hier verwalten Sie die zur Verfügung stehenden Spielerkader.

Freie Gruppen

Hier verwalten Sie die zur Verfügung stehenden freien Gruppen.

Downloads

Hier kann man ausgewählte Listen bzw. Downloads aus nuVerband herunterladen.