In einem ersten Schritt gilt es, sich eine E-Mail-Vorlage zu erstellen. Dazu wechselt man in den Bereich Serien-E-Mail-Vorlagen.

Beispielhaft wird hier ein E-Mail-Versand an die Spielwarte der Vereine in der Region beschrieben. Es wird also eine neue E-Mail-Vorlage mit dem Namen „Spielwarte" erstellt:

Nach dem Einfügen wird man aufgefordert die „Datenquelle" zu benennen.

Bitte beachten, dass evtl. nicht alle hier aufgeführten Datenquellen bereits mit Daten hinterlegt sind (Abonnenten, Ehrungen, Meisterschaftsspieler).

Da hier ja Funktionäre der Vereine angesprochen werden sollen, wird die Datenquelle Vereinskontakte markiert und auf Hinzufügen gedrückt. Es öffnet sich eine Ansicht in der man aufgefordert wird, diese Vereinsfunktion(en) genau zu benennen:

In der dort angezeigten Liste findet man alle Vereinsfunktionen, die vom jeweiligen Verband in nuLiga aktuell zur Verfügung gestellt werden. Dies sind z.B. (HV Niedersachsen)

Das System biete aktuell die Möglichkeit, bis zu 4 Kontaktgruppen pro Datenquelle gleichzeitig anzugeben, an die die Mail verschickt werden soll/kann.

Bei der Auswahl der Vereinsfunktionäre wird ein weiteres Kriterium zur Verfügung gestellt. Unter Spielbetrieb kann man auswählen, ob alle Vereine angemailt werden sollen (mit/ohne Spielbetrieb), nur Vereine mit Spielbetrieb oder ohne Spielbetrieb.

E-Mail-Layout

Im nächsten Schritt (weiter drücken!!) wird man aufgefordert, ein E-Mail-Layout auszuwählen (Besipiel aus dem HV Niedersachsen):

Als Ausgangs-Layout sollte das Standard-Layout gewählt werden. Hat man spezielle Anforderungen, dann bitte Kontakt mit dem Verband  (GS oder Verbandsadministration) aufnehmen.

Nun gelangt man in den Bearbeitungsbereich für die E-Mail-Vorlage. Dies ist quasi ein kleiner Texteditor, mit dessen Hilfe man bestimmte Bereiche ausfüllen kann.

Bitte hier beachten, dass hier nur die Dinge eingetragen werden sollten, die immer bei den Mails an die Spielwarte vorhanden sein sollte, also Anrede und Signatur des Absenders.

Grundsätzlich kann aber alles bei der Erstellung der eigentlichen Mail überschrieben werden! Aber eine Vorlage soll ja die Arbeit vereinfachen und reduzieren!

Nun zum Aufbau der Vorlage

Im rechten Bereich findet man Felder, die man in die Mail einbauen kann, wenn man z.B. immer eine persönliche Anrede wünscht. Das System holt sich dann die Daten für den jeweiligen Adressaten und trägt sie in die Mail ein. Wie bei einem Serienbrief in Word!

Diese Felder sind abhängig von der Datenquelle. Je nachdem welche Datenquelle man wählt, bietet das System entsprechende Platzhalter an. Das folgende Beispiel basiert auf der Datenquelle Lizenzinhaber

Den Bereich der eigentlichen Mail habe ich mit Text bezeichnet. Darunter findet man dann die Signatur. Man kann diese Signatur aus einer anderen Anwendung kopieren und einfügen.

as gilt für alle Textbausteine. Mit dem Einfügen von Grafiken wäre ich vorsichtig, grundsätzlich bietet das System dies über den Editor an.

Erforderlichenfalls einfach mal ausprobieren!

Nachdem man auf Weiter gedrückt hat, kommt der Fertigstellungsbereich der Vorlage, die noch einmal in einer Vorschau eingeblendet wird. Im unteren Bereich dieses Fensters der E-Mail-Vorlage kann man noch festlegen, ob die Vorlage für alle Nutzer der Region zur Verfügung steht.

Anschließend wird dies alles gespeichert und man sieht die erstellte Vorlage in der Liste: