In diesem Kapitel werden bestimmte Abläufe (Prozesse) an Hand von Beispielen beschrieben. Dies ist

• Seminare abrechnen

• Rechnungsläufe starten

• Rechnungen erstellen

• …

Zahlungsanforderungen erstellen

Um Seminare abrechnen zu können oder Zahlungsanforderungen zu Bescheiden zu erstellen, bedient man sich der Rechnungsläufe. Mit diesen Rechnungsläufen lassen sich z.B. die von den Staffelleitern erstellten Bescheide „einsammeln" und als Zahlungsanforderung an die Vereine verschicken.

Hinweis: Ich nutze hier ganz bewusst nicht die Bezeichnung Rechnung. Bei einer Rechnung muss man die MwSt. mit ausweisen, was hier nicht üblich ist.

Bevor man mit der Erstellung einer Vorlage beginnt, sollte überprüft werden, ob eine Bankverbindung eingetragen wurde. Dazu den Menüpunkt Bankverbindung aufrufen:

Sind die Felder leer, müssen die Daten eingetragen werden. Dazu eine Bankverbindung hinzufügen:

und die erforderlichen Daten eintragen:

Anschließend das Speichern nicht vergessen!

Fehlt die Bankverbindung, dann macht das System bei der Erstellung der Rechnungslauf Vorlage darauf aufmerksam:

Erstellen Rechnungslauf-Vorlage für Ordnungsstrafen

Als erstes muss eine Rechnungslauf-Vorlage erstellt werden. Dazu rufen wir diesen Bereich auf:

Nun den Button neue Rechnungslauf-Vorlage erstellen drücken, es öffnet sich das Formular für die Erstellung der Vorlage:

Im ersten Schritt werden die Grundeinstellungen und die Rechnungsgrunddaten eingetragen:

Im nächsten Schritt muss die abzurechnende Gebührengruppe angegeben werden. Da wir einen Rechnungslauf über Bescheide/Spielverlegungen durchführen wollen, muss der Haken im Abschnitt Ordnungstrafen (Ziffern 30, 100) bei Bescheide/ Spielverlegungen gesetzt werden.

im letzten Schritt werden die Zahlungsinformationen und die Absenderdaten eingetragen sowie die Bankdaten übernommen.

Beispiel:

Anschließend Speichern nicht vergessen!
Die Vorlage ist somit erstellt:

Rechnungslauf Ordnungsstrafen durchführen

Nun kann ein Rechnungslauf durchgeführt werden. Dazu ruft man den Bereich Rechnungen auf:

Auf dem Formblatt ganz nach unten scrollen und das Dropdown-Feld Aktion öffnen:

Neben anderen Aktionen wird hier die soeben erstellte Rechnungslauf-Vorlage angeboten.

Diese auswählen und anschließend auf Ausführen klicken.

Es öffnet sich die Rechnungsvorlage in der man jetzt erforderlichenfalls Anpassungen vornehmen kann.

So kann man für jeden Rechnungslauf der Vorlage einen eigenen Namen geben, kann die Zahlungsinformationen anpassen usw.

Zum Start des Rechnungslaufs geht man ans Ende des Formulars und drückt den Button "Ausführen" .

Nach ein paar Sekunden erscheint dann die folgende Meldung:

Sie zeigt die Nummer des Rechnungslaufs – wird automatisch vom System vergeben – die Anzahl der Rechnungen und der Rechnungspositionen.

Über den Zurück-Button gelangt man wieder in den Rechnungsbereich:

Um nun die erzeugten Rechnungen sehen zu können, einfach mal den Button "Suchen" drücken:

Man erhält die Liste der erzeugten Zahlungsabforderungen mit Angabe der betroffenen vereine und der Beträge. Die Rechnungsnummer ganz links steht noch auf {0}, da diese erst erzeugt werden, wenn die Rechnungen verschickt werden.

Klickt man eine Rechnungsnummer an, öffnet sich der Bearbeitungsmodus für die gewählte Zahlungsanforderung:

Im zweiten Fenster kann man die Rechnungspositionen bearbeiten:

auf der nächsten Seite erhält man eine Prüfansicht

mit einer PDF-Vorschau der Rechnung

Im unteren Bereich dieser 3. Seite kann man den Status der Zahlungsanforderung festlegen und Zwischenspeichern zur weiteren Bearbeitung oder Speichern, wenn alles in Ordnung ist!

Die PDF-Vorschau wird auch schon die Listensicht angeboten:

Sollen die Rechnungen versendet werden, geht man in den Bereich Aktionen und Rechnungsläufe und wählt im Dropdownfeld die entsprechenden Aktion aus: