Seminare
Über diesen Bereich kann der Vereinsadministrator und die Personen im Verein, die das Recht Seminare+Lizenzen haben, die Seminarteilnahmen von Vereinsmitgliedern einsehen und vor allem auf Anfragen zur Kostenübernahme reagieren. Neben den offenen Anträgen, wo evtl. Zustimmungen notwendig sind, ist auch ersichtlich, welche Vereinsmitglieder sich zu welchen Lehrgängen angemeldet haben. Weiter kann über eine Rückschau ermittelt werden, wer in den letzten 6 Monaten einen Lehrgang bzw. eine angebotene Veranstaltung besucht hat.
In einem letzten Punkt besteht die Möglichkeit, Teilnehmer aus dem eigenen Verein für Seminare anzumelden. Voraussetzung ist, dass der Veranstalter diese Seminare mit dieser Anmeldeoption aktiviert!
Seminare mit Möglichkeit zur Teilnehmeranmeldung durch den Verein
Unter diesem Punkt kann der Verein Mitglieder für Seminare anmelden, die das Anmeldeverfahren durch Vereine zulassen. Diese Seminare werden unter diesem Punkt aufgelistet:
Dazu den Link Anmeldung... des gewählten Seminars anklicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Personen auswählen kann, die angemeldet werden sollen (Beispiel):
Hier gibt nun den Namen und Vornamen und - wenn bekannt - das Geburtsdatum ein und startet die Personensuche.
Aktuell ist die Personensuche so eingestellt, dass über das gesamte Verbandsgebiet gesucht wird, auch noch phonetisch!
Anschließend wird die Person markiert, die man anmelden will und der Button „Ausgewählte Person als Teilnehmer hinzufügen …" gedrückt. Dies kann man nun für weitere Teilnehmer durchführen. Parallel dazu wird nach jeder Person die aktuelle Zahl der freien Plätze auf dem gewählten Lehrgang angezeigt!
Hat man alle Teilnehmer zusammen, wird der Weiter-Button gedrückt. Es erscheint ein Fenster, über das weitere Angaben zu den gemeldeten Teilnehmern abgefordert werden!
Fehlen Angaben zu den Personen müssen sie hier nachtragen. Ansonsten wird die Anmeldung nicht rausgeschickt! Sind die Ergänzungen vervollständigt, dann wieder den Weiter-Button drücken!
Es erscheint noch einmal eine Übersicht der Daten zur Kontrolle.
Durch Drücken des Buttons Anmeldungen absenden werden die Daten ins System übertragen!
Im folgenden Fenster wird die Anmeldung bestätigt mit dem Hinweis, dass die angemeldeten Personen und der Vereinsvertreter per Mail informiert werden!
Offene Anträge und Einverständniserklärungen
Hat sich ein Mitglied des Vereins für ein Seminar angemeldet und dabei die Kostenübernahme durch den Verein aktiviert, erhält der Verein eine Nachricht und wird aufgefordert, diese Kostenübernahme zu bestätigen oder sie abzulehnen.
Diese offenen Anträge und Einverständniserklärungen werden im Seminarfenster angezeigt!
Seminaranmeldung Einzelperson über Vereinszugang
Eine zugangsberechtigte Person kann sich auch selbst für Seminare anmelden. Dies geht aber nicht über den allgemeinen Vereinsbereich, in dem ja nur Seminare angeboten werden, für die eine Vereinsanmeldung möglich ist, sondern über den persönlichen Bereich.
Dazu über den Link [Persönlicher Bereich …] oben rechts in den persönlichen Bereich wechseln:
Das sieht dann so aus:
Hier nun in den Bereich Seminar wechseln, wo ein Link zum Seminarkalender des HVN angeboten wird:
Wird der Link aktiviert, bekommt man den Kalender in der Sicht angeboten, wie er auch über den öffentlichen Zugang verfügbar ist.
Hier wählt man nun die Veranstaltung aus, zu der man sich anmelden möchte. Über die angebotenen Filter lässt sich erforderlichenfalls die Suche präzisieren oder nach bestimmten Veranstaltungstypen und/oder Zeiträumen einschränken bzw. erweitern.
Die Anmeldung erfolgt nun über den Aufruf der entsprechenden Veranstaltung (Anklicken des blauen Veranstaltungsnamen).
Die Veranstaltung wird hier mit den kompletten Informationen angezeigt. Über den Link [anmelden…] erfolgt hier nun die Anmeldung!
Es öffnet sich ein Stammblatt mit den für die Anmeldung erforderlichen Daten. Die fehlenden Daten können hier ergänzt werden!
Auf die Eingabe der mind. erforderlichen Daten macht das System über eine Meldung aufmerksam:
Wichtiger Hinweis: Das Geburtsdatum wird hier nicht abgefragt, ist aber eine Pflichtangabe für die Anmeldung zu einem Seminar! Die Anmeldung kann nicht abgespeichert und damit abgeschickt werden, wenn die Angabe des Geburtsdatums fehlt! Das Geburtsdatum kann nur im Vereinsbereich über die Option Mitglieder vom Vereinsadministrator nachgetragen werden.
Eigentlich ist es im System unmöglich, Mitglieder ohne Geburtsdatum anzulegen, da ein Speichern der Daten ohne Angabe des Geburtsdatums unterbunden wird!
Ist alles in Ordnung, wird die Meldung abgeschickt und man erhält die folgende Rückmeldung:
Zusätzlich verschickt das System eine Mail an die angemeldete Person:
Lag bereits eine Anmeldung zum Seminar vor, erscheint die folgende Meldung: